Электронные перевозочные документы — что нужно знать

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех отраслей. Мы собрали самые частые вопросы от бизнеса и подготовили развёрнутые ответы, чтобы вы могли подготовиться к изменениям.

Здесь можно посмотреть подробный материал: Как перейти на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: пошаговое руководство для бизнеса.

Главная ошибка — откладывать подготовку на последний момент. Внедрение ЭПД требует времени: настройка, обучение, подключение контрагентов. Начните сейчас, и к сентябрю 2026 года вы встретите новые требования спокойно и уверенно.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Общие вопросы: кто и когда переходит на ЭПД

Кому обязательно использовать электронные перевозочные документы?

С 1 сентября 2026 года ЭПД обязательны для всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Даже если вы просто покупаете товары для офиса и заказываете доставку — вы становитесь участником электронного документооборота.

Какие документы переходят в электронный вид?

Нужно ли регистрироваться в ГИС ЭПД?

Нет, отдельной «регистрации в ГИС ЭПД» не существует. Для работы с ЭПД достаточно: установить решение (например, 1С-ЭПД), настроить ЭДО и роуминг с контрагентами, начать использовать сервис.

Можно ли работать с ЭПД в нестандартной конфигурации 1С?

Да, есть возможность установки модуля 1С-ЭПД в необновляемую или кастомизированную конфигурацию. Обновление модуля происходит в полуавтоматическом режиме — достаточно нажать кнопку «Получить обновление». Также можно использовать простую конфигурацию (например, Клиент ЭДО) и настроить трансфер документов в основную систему.

Не стоит бояться кастомизированных конфигураций. 1С-ЭПД гибко интегрируется с разными системами. Главное — правильно спланировать внедрение и протестировать процесс до обязательного перехода.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Вопросы про экспедиторов и регистрацию в ГосЛог

Кто считается экспедитором?

Экспедиторы — это посредники между заказчиком и перевозчиком. Они организуют перевозку, подбирая машины из списка партнёров, на биржах или иным способом. Часто у них нет собственного транспорта.

Признаки экспедиторской деятельности:

• ОКВЭД 52.29
• Работа по договору транспортной экспедиции (ст. 801 ГК РФ), а не перевозки (ст. 785 ГК РФ)
• Подбор перевозчика для клиента

Когда и как регистрироваться в реестре ГосЛог?

С 1 марта по 30 апреля 2026 года экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре НЦТЛП ГосЛог. Штраф за отсутствие регистрации — до 300 000 рублей. Новые компании должны зарегистрироваться до оформления первого договора экспедиции.

Пошаговая регистрация:

1. Вход через Госуслуги и авторизация
2. Получение УКЭП и МЧД (машиночитаемой доверенности)
3. Загрузка XML/PDF-документов
4. Финальная проверка и активация

Что делать после регистрации в ГосЛог?

В течение 45 календарных дней после включения в реестр каждый экспедитор обязан подать заявление в территориальный орган ФСБ и пройти процедуру подключения к техническим средствам спецслужб.

Если мы перевозим только для собственных нужд, нужно ли регистрироваться?

Если вы не оказываете экспедиционные услуги и не планируете, лучше исключить ОКВЭД 52.29. Закон требует регистрации в ГосЛог только для тех, кто оказывает экспедиционные услуги.

Многие компании пытаются оформить услуги по подбору перевозчика как «консалтинг», чтобы избежать регистрации. Это риск. При проверке достаточно посмотреть на договор. Если там есть признаки экспедиции — будет штраф. Лучше зарегистрироваться честно и работать спокойно.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Вопросы про ЭТрН: как работает электронная транспортная накладная

Как подписывается ЭТрН?

Процесс включает три основных титула:

1. Титул 1 (оформление): Грузоотправитель формирует ЭТрН в 1С, подписывает УКЭП + МЧД
2. Титул 2 (погрузка): Перевозчик подтверждает приём груза, подписывает УКЭП + МЧД
3. Титул 3 (приёмка): Грузополучатель подтверждает получение груза, подписывает УКЭП + МЧД

После подписания Титула 2 ГИС ЭПД формирует динамический QR-код для проверки ГИБДД.

Можно ли исправить ошибку в ЭТрН после отправки?

Нет, система закрытая, исправлений нет. Если документ отправлен с ошибкой, необходимо создать новую ЭТрН и предупредить контрагента. Корректировка возможна только на этапе приёмки (например, веса).

Как быть, если грузополучатель не хочет использовать ЭПД?

После 01.09.2026 грузополучатель не сможет получать грузы без ЭПД — это требование закона. Для грузополучателя подписание Титула 3 — бесплатное, поэтому причин отказываться нет.

Что делать, если у перевозчика нет 1С и ЭДО?

Такой перевозчик после 01.09.2026 не сможет перевозить грузы без ЭПД. Ему необходимо: оформить ИП (если самозанятый), установить любую учётную систему (например, бесплатный Клиент ЭДО) или использовать мобильное приложение 1С-ЭПД.

Как работает роуминг с контрагентами на других операторах ЭДО?

Роуминг позволяет обмениваться электронными документами, даже если участники подключены к разным операторам. Обмен приглашениями на данный момент обязателен. Роуминг уже реализован между всеми крупными операторами и настраивается индивидуально для каждой пары контрагентов.

Связь ЭТрН с УПД простая: ЭТрН заменяет только транспортный раздел бумажной ТН. Товарный раздел передаётся отдельно через формализованный УПД (ТОРГ-12). Это важно для корректного учёта и отчётности.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Вопросы про ЭПЛ: электронный путевой лист

Когда обязателен электронный путевой лист?

С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции (на основании ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ). Для остальных перевозок ЭПЛ остаётся добровольным, однако его использование рекомендуется: он фиксирует медосмотр, техконтроль и пробег ТС, что важно для подтверждения расходов.

Нужен ли ЭПЛ при перевозке для собственных нужд?

Да, путевой лист нужен при любой коммерческой перевозке, даже если груз перевозится для собственных нужд. Если это ваш транспорт и водитель в штате — вы оформляете ЭПЛ. Если перевозку оказывает сторонний перевозчик — он оформляет ЭТрН.

Как оформить ЭПЛ при аренде транспорта?

При аренде автомобиля с экипажем путевой лист оформляет организация-арендодатель. При аренде без экипажа — организация-арендатор. Физическое лицо не сможет выпустить путевой лист.

Можно ли учитывать ГСМ в ЭПЛ?

Форма ЭПЛ утверждается ФНС и не предусматривает отдельного поля для учёта ГСМ. Однако можно добавить опциональные текстовые поля для дополнительной информации — они будут отображаться и храниться в вашей системе.

Вопросы про мобильное приложение и работу водителей

Как водитель работает с мобильным приложением 1С-ЭПД?

Мобильное приложение позволяет водителям, механикам, медикам и ответственным лицам работать с ЭПД с планшета или смартфона (iOS/Android). Водитель может: подтверждать погрузку/разгрузку, отправлять информационные сообщения, предъявлять QR-код инспектору ГИБДД.

Где скачать приложение для водителя?

Приложение доступно в официальных магазинах: Google Play, App Store, RuStore.

Что делать, если у водителя кнопочный телефон?

Необходимо обеспечить наличие смартфона. Альтернатива в разработке — мобильное приложение на базе сервиса «Доки» для водителя-перевозчика с возможностью подписания.

Как предъявить QR-код инспектору, если нет интернета?

QR-код сохраняется в кэш-памяти мобильного приложения и будет доступен без интернета. Если интернета нет и у инспектора, он может связаться с постом по рации и запросить данные из ГИС ЭПД по номеру автомобиля. Инспектор не имеет права требовать бумажные копии или выписывать штрафы за отсутствие бумаги!

Могут ли несколько водителей работать на одном устройстве?

Да, но это будет неудобно — потребуется перепривязывать устройство при смене водителя. Лучше обеспечить каждому водителю отдельное устройство или использовать персональные коды доступа.

Мобильное приложение — это не просто «удобно», это необходимость. Водитель — ключевое звено в цепочке ЭПД. Обучите его работе с приложением заранее, и на дороге не возникнет проблем с проверками.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Вопросы про международные и мультимодальные перевозки

Как работать с ЭПД при международных перевозках?

ЭПД действуют только на территории РФ. После пересечения границы оформляется бумажная накладная CMR. Если перевозку осуществляет иностранная компания, ЭПД не используются. При транзите по РФ иностранным перевозчиком применяется CMR.

Нужна ли ЭТрН при перевозке в страны ЕАЭС?

Если грузополучатель находится в стране ЕАЭС, ЭТрН не оформляется. ЭПД применяются только для перевозок внутри РФ.

Как оформлять мультимодальную перевозку?

В мультимодальной перевозке каждое «плечо» оформляется отдельной ЭТрН. Например, если груз сначала везётся поездом, потом автомобилем — на каждый этап нужна своя электронная накладная.

Что делать с маркированным товаром?

Информация передаётся и в ГИС ЭПД, и в другие системы (например, Честный ЗНАК). В 1С настраивается связка документов: УПД с кодами маркировки + ЭТрН. Интеграцию настраивает интегратор внутри вашей ERP-системы.

Вопросы про тарифы и стоимость 1С-ЭПД

Сколько стоит сервис 1С-ЭПД?

Есть ли бесплатные возможности?

Да:

• Подключение к сервису 1С-ЭПД — бесплатное, тарифицируются только документы
• Грузополучатель подписывает ЭТрН бесплатно
• Сторонние медицинские организации подписывают ЭПЛ бесплатно
• До 31.08.2026 действуют акции

Что если лимит документов исчерпан?

Вы можете оформить несколько тарифов или докупить дополнительный пакет, когда лимит будет исчерпан.

Вопросы про хранение и архив документов

Где хранятся электронные перевозочные документы?

Хранение организовано на трёх уровнях:

• В вашей системе — бессрочно
• На серверах Астрала — 5 лет
• На серверах ГИС ЭПД — 5 лет, после чего выгрузка на сервера бессрочного хранения

Можно ли выгрузить документы через несколько лет?

Да, все документы собираются в электронный архив. Вы можете выгрузить их в любой момент через личный кабинет или обратиться в службу поддержки за помощью.

Специфические сценарии и исключительные случаи

Нужна ли ЭТрН при самовывозе?

Если покупатель забирает груз своим транспортом — ЭТрН не нужна, достаточно путевого листа. Если покупатель нанимает перевозчика для самовывоза — он выступает и грузоотправителем, и грузополучателем в ЭТрН.

Как оформить перевозку, если грузополучателей несколько?

На каждого грузополучателя оформляется отдельная ЭТрН. Если в одном рейсе несколько точек выгрузки — создаётся несколько электронных накладных.

Что делать, если во время перевозки поменялся водитель или ТС?

Для этого используются дополнительные титулы ЭТрН: с переадресовкой, сменой водителя и транспортного средства. Это позволяет зафиксировать изменения в электронном виде без создания нового документа.

Можно ли не оформлять ЭТрН в чрезвычайных ситуациях?

Да, ЭТрН можно не оформлять в следующих случаях:

• Перевозка по территории, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, военное положение
• Перевозка воинских грузов
• Перевозка для иностранного юридического или физического лица

Как быть с физическими лицами-получателями?

Физические лица не подписывают электронные документы. Если доставка осуществляется собственным транспортом и не вынесена в отдельную услугу, перевозка оформляется в рамках путевого листа. Вопрос регулирования ЭПД для физлиц находится в проработке на законодательном уровне.

Не бойтесь сложных сценариев. 1С-ЭПД поддерживает широкий спектр ситуаций: от простой перевозки до мультимодальных маршрутов с перегрузкой. Главное — заранее протестировать процесс и обучить команду.

Комиссаров Иван — эксперт по внедрению 1С-ЭПД

С чего начать переход на ЭПД

1. Назначьте ответственного — кто будет координировать процесс внутри компании
2. Оцените текущие процессы — как создаётся ТрН, кто подписывает, как передаётся товар
3. Проверьте техническую готовность — ПК/смартфоны, интернет, доступ к учётной системе
4. Обеспечьте наличие КЭП и МЧД — для всех ответственных участников
5. Обновите 1С — до версии с поддержкой 1С-ЭПД
6. Выберите тариф и подключите сервис — под объём ваших перевозок
7. Обучите сотрудников — используйте тренажёр 1С-ЭПД для тестирования
8. Подключите контрагентов — настройте роуминг с операторами ЭДО

Нужна помощь с переходом на ЭПД? Запишитесь на бесплатную демонстрацию сервиса 1С-ЭПД

Оставить заявку на бесплатную консультацию