Как перейти на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: пошаговое руководство для бизнеса

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, для всех отраслей становится обязательным использование в электронном виде транспортной накладной, заказ-заявки, экспедиторской расписки и других перевозочных документов.

Если вы думаете, что это касается только логистических компаний — у нас плохие новости. Даже если вы просто заказываете доставку офисной воды или покупаете товары для перепродажи — с сентября 2026 года транспортная накладная должна быть подписана только через ЭДО. Бумага больше не будет иметь юридической силы.

Что меняется и кто должен перейти на ЭПД

Переходный период уже начался, отсрочка не предусмотрена. Электронные перевозочные документы уже можно и нужно использовать в своих процессах.

Многие руководители до сих пор воспринимают ЭТрН как что-то далёкое и необязательное. Но реальность такова: даже если вы просто покупаете товары в офис — с 01.09.2026 подписание транспортной накладной только по ЭДО. Бумага больше не будет иметь силы.

Кащавцев Сергей Викторович — Генеральный директор Центра сопровождения 1С "Бизнес-Логика"

Кто такой экспедитор и почему ему нужно регистрироваться в ГосЛог

Экспедиторы — это компании, которые организуют перевозку, подбирая подходящие машины из собственного списка партнёров-перевозчиков, на биржах в интернете или любым другим способом. Часто у них нет собственного транспорта, то есть это посредники.

Признаки экспедиторской деятельности:

• ОКВЭД 52.29
• Работа по договору транспортной экспедиции (ст. 801 ГК РФ), а не перевозки (ст. 785 ГК РФ)
• Подбор перевозчика для клиента

Важно: С 1 марта по 30 апреля 2026 года экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре НЦТЛП ГосЛог. Штраф за отсутствие регистрации — до 300 000 рублей. Новые компании должны зарегистрироваться до оформления первого договора экспедиции.

Что нужно сделать экспедитору

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)
2. Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на ответственного сотрудника
3. Зарегистрироваться в реестре ГосЛог через Госуслуги
4. В течение 45 дней после включения в реестр подать заявление в территориальный орган ФСБ
5. Пройти процедуру подключения к техническим средствам спецслужб

Многие экспедиторы пытаются обойти регистрацию, оформляя услуги как «консалтинг». Это огромная ошибка. При проверке достаточно посмотреть на договор — если там есть признаки транспортной экспедиции, а не консультации — будет штраф. Лучше честно зарегистрироваться.

Красова Дина Георгиевна - главный бухгалтер Центра сопровождения 1С "Бизнес-Логика"

Кейс: как торговая компания избежала срыва поставок

Ситуация: ООО «Северторг» (оптовая торговля стройматериалами, 15 машин в штате + 30 сторонних перевозчиков).

Проблема: В феврале 2026 года логист компании узнал, что с сентября бумажные накладные принимать не будут. Началась паника: 30 перевозчиков — кто-то ИП, кто-то вообще самозанятые; половина водителей с кнопочными телефонами; у грузополучателей нет ЭДО; в офисе интернет периодически пропадает.

Решение:

• Срочный аудит: Выяснили, что 8 перевозчиков — самозанятые (им нельзя участвовать в ЭПД, нужно оформлять ИП)
• Техническая подготовка: Закупили 10 смартфонов для водителей, настроили спутниковый интернет на складе, подключили 1С-ЭПД за 3 дня
• Работа с контрагентами: Провели вебинар для грузополучателей (бесплатное подключение для получателей), настроили роуминг с операторами ЭДО через 1С:ЭДО
• Обучение: Водителей обучили за 2 дня использовать мобильное приложение 1С-ЭПД

Результат: К апрелю 2026 года компания полностью перешла на ЭТрН в тестовом режиме. К сентябрю готовы на 100%.

Самое сложное было не технически, а психологически — убедить старых водителей, что QR-код в телефоне это не «какая-то ерунда», а законный документ для ГИБДД. Но когда мы показали, что инспектор проверяет за 30 секунд и не требует бумагу — все успокоились.

Комиссаров Иван - эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Как работает ЭТрН: схема подписания

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — аналог бумажной ТТН. Содержит информацию о грузе, его отправителе, получателе и условиях перевозки.

Процесс подписания:

1. Титул 1 (оформление): Грузоотправитель формирует ЭТрН в 1С, подписывает УКЭП + МЧД
2. Титул 2 (погрузка): Перевозчик (водитель через мобильное приложение) подтверждает приём груза, подписывает УКЭП + МЧД
3. Титул 3 (приёмка): Грузополучатель подтверждает получение груза, подписывает УКЭП + МЧД
4. QR-код: После подписания Титула 2 ГИС ЭПД формирует динамический QR-код, который водитель предъявляет инспектору ГИБДД

Что делать, если нет интернета

У водителя: Перед рейсом открыть мобильное приложение и проверить отображение QR-кода — код сохранится в кэш-памяти и будет доступен без интернета. Скриншоты не подойдут — QR-код динамический.

У инспектора ГИБДД: Инспектор обязан иметь ведомственное мобильное устройство для проверки. Если планшет сломался — он связывается с постом по рации и запрашивает данные из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.

Важно: Инспектор не имеет права требовать бумажные копии документов или выписывать штрафы за отсутствие бумаги!

Тарифы 1С-ЭПД

Важно:

• До 31.08.2026 действуют акции
• Грузополучатель подписывает ЭТрН бесплатно
• Сторонние медицинские организации подписывают ЭПЛ бесплатно

Пошаговый план перехода на 1С-ЭПД

1. Назначьте ответственного
   Бухгалтер, ИТ-специалист или логист — кто будет координировать процесс внутри компании.
2. Оцените текущие процессы
   Составьте описание: как создаётся ТрН, кто её подписывает, как передаётся товар.
3. Проверьте техническую готовность
   Участникам ЭПД нужен ПК или смартфон/планшет, интернет, доступ к учётной системе.
4. Проверьте наличие КЭП и МЧД
   Все ответственные участники должны иметь квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность.
5. Обновите 1С
   Проверьте актуальность версии, при необходимости обновите. Для работы с 1С:ЭПД подходят 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой.
6. Выберите тариф и заключите договор
   Подберите оптимальный пакет под объём ваших перевозок.
7. Настройте обмен и обучите сотрудников
   Используйте тренажёр 1С:ЭПД для тестирования и обучения.
8. Подключите контрагентов
   Настройте роуминг с операторами ЭДО. Для получателей и медорганизаций — бесплатно.

Частые вопросы

Что если перевозчик — ИП без автоматизации?
Такой перевозчик после 01.09.2026 без использования ЭПД не сможет перевозить грузы. Он обязан перейти на электронный документооборот.

А если перевозчик самозанятый?
Самозанятые не могут участвовать в ЭПД. Им нужно оформить ИП. Если это «ваш» водитель — оформите договор аренды авто, но тогда возникают другие налоги и выплаты.

Грузополучатель не хочет использовать ЭПД?
После 01.09.2026 он не сможет получать грузы без ЭПД. Это требование закона. Для грузополучателя подписание Титула 3 — бесплатное.

Что с международными перевозками?
ЭПД действуют только на территории РФ. После пересечения границы оформляется бумажная накладная CMR. Транзит по РФ иностранным перевозчиком — ЭПД не нужны.

Как быть с маркированным товаром?
Информация передаётся и в ГИС ЭПД, и в другие системы (Честный ЗНАК). В 1С настраивается связка документов: УПД с кодами маркировки + ЭТрН.

Сэкономил — значит, заработал! ЭПД закрывает все сложности бумажного обмена. Документы собираются в одном архиве, всегда в актуальном состоянии. Помимо формализованных ЭПД, через ЭДО можно передавать и другие документы — акты, договоры, счета. Это комплексное решение.

Красова Дина Георгиевна

Преимущества перехода на ЭПД

• Экономия до 70% — снижение расходов на бумагу, печать, почту
• Скорость — оплата поступает быстрее, документы подписываются мгновенно
• Прозрачность — всегда видно, кто подписал, когда, какие отметки внесены
• Сохранность — документы не потеряются, не испортятся, электронный архив 5+ лет
• Эффективность — экономия времени на ЭПЛ ~20 минут на рейс
• Законность — соответствие требованиям законодательства, никаких штрафов

Что будет, если ничего не делать

• С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные перестанут иметь юридическую силу
• Штрафы: для экспедиторов без регистрации в ГосЛог — до 300 000 ₽; за нарушение порядка оформления — по ст. 11.23 КоАП РФ
• Риск отказа в налоговом вычете по НДС
• Срыв поставок: перевозчики не смогут забрать груз, получатели — принять
• Проблемы с ГИБДД: инспекторы будут проверять ЭПД в ГИС, отсутствие документа = штраф

С чего начать прямо сейчас

1. Проведите аудит текущих перевозок
2. Посчитайте количество перевозчиков и их статус (ИП, ООО, самозанятые)
3. Проверьте сроки регистрации (экспедиторы — до 30.04.2026!)
4. Подключите 1С-ЭПД (внедрение занимает от 3 дней до 6 месяцев)
5. Обучите сотрудников
6. Протестируйте на нескольких рейсах
7. К 1 сентября 2026 будьте полностью готовы

Цифровая реформа в грузоперевозках — это не «когда-нибудь потом», а уже сейчас. У вас есть время до 1 сентября 2026 года, но начинать нужно сегодня.

Мы в Центре сопровождения 1С «Бизнес-Логика» помогаем компаниям переходить на ЭПД с 2024 года. У нас есть успешные кейсы в торговле, производстве, логистике. Главное — не откладывать. Чем раньше начнёте, тем спокойнее встретите сентябрь 2026. Мы поможем с аудитом, подключением 1С-ЭПД, обучением сотрудников и подключением контрагентов. Первая консультация — бесплатно.

Комиссаров Иван - эксперт по внедрению 1С-ЭПД

Рекомендуемые продукты 1С для перехода на ЭПД

Нужна помощь с переходом на ЭТрН? Запишитесь на бесплатную демонстрацию сервиса 1С-ЭПД

Оставить заявку на бесплатную консультацию

Или позвоните: 8-800-101-72-51 — консультант ответит на вопросы и подберёт решение под ваши задачи.