Платёжный календарь в 1С:УНФ: как избежать кассовых разрывов и управлять деньгами

Кассовый разрыв — один из самых болезненных сценариев для любого бизнеса. Деньги есть на бумаге, клиенты должны, а платить поставщикам и сотрудникам сегодня нечем. Чтобы не попадать в такие ситуации, компании нужен инструмент, который покажет финансовую картину на недели и месяцы вперёд.

В 1С:Управление нашей фирмой таким инструментом выступает платёжный календарь. Он собирает все планируемые поступления и выплаты в единую наглядную таблицу, подсвечивает дни с отрицательным балансом и позволяет гибко управлять сроками платежей. Разберём, как его настроить и эффективно использовать.

Что такое платёжный календарь и откуда берутся данные

Платёжный календарь — это график движения денежных средств, который показывает, сколько денег поступит и будет потрачено в каждый конкретный день, неделю или месяц.

Источниками данных для календаря служат следующие документы:

• Заказы покупателей и заказы поставщикам;
• Счета на оплату и счета на оплату полученные;
• Заявки на расход денег;
• Поступления денег (план);
• Перемещения денег (план).

Заполнить календарь можно разными способами: планировать оплату прямо внутри заказов или создавать отдельные документы планирования. Главное — выбрать одну стратегию и придерживаться её, чтобы избежать дублирования записей.

Как включить платёжный календарь

По умолчанию функция может быть отключена. Чтобы её активировать, перейдите в раздел Настройки — Еще больше возможностей — Деньги — Планирование и отметьте галочкой пункт «Платежный календарь».

Открыть сам инструмент можно через Деньги — Планирование — Платежный календарь.

Нажмите кнопку «Сформировать». Если данные ещё не вносились, вы увидите только остаток по основной кассе. Справа расположено окно фильтров: здесь можно изменить период или настроить отображение по неделям вместо дней.

Планирование оплат в заказе покупателя

Перейдите в раздел Продажи — Заказы покупателей и создайте новый документ.

Заполните основные данные, выберите номенклатуру и откройте вкладку «Платежный календарь».

Включите опцию «Запланировать оплату» и укажите процент предоплаты. Сумма рассчитается автоматически, а после проведения документа запись появится в календаре.

Если по заказу планируется несколько платежей — например, предоплата 50% и окончательный расчёт через неделю — переключитесь в режим «Список». Добавьте новую строку, укажите дату и процент. Программа не позволит ввести суммарный процент больше 100%. Проведите документ.

Вернитесь в платёжный календарь и нажмите «Сформировать». Теперь вы увидите планируемые поступления и то, как изменится остаток на счёте.

Планирование оплат в заказе поставщику

Алгоритм аналогичный. Перейдите в Закупки — Заказы поставщикам и создайте новый заказ.

Заполните данные, выберите товары и откройте вкладку «Платежный календарь».

Включите режим «Список» и добавьте строки с планируемыми оплатами.

После проведения документа в календаре появятся расходы, отражённые как отрицательные числа. Например, если 31 июля запланировано поступление 2500 рублей от покупателя и оплата поставщику 1000 рублей, остаток составит 1500 рублей.

Обратите внимание на цветовую индикацию: зелёный цвет строки означает положительный денежный поток, красный — отрицательный баланс или кассовый разрыв.

Работа с платёжным календарём

Просмотр детальной информации

Нажмите на значок «+», чтобы развернуть строки. Здесь можно детализировать данные до типа денежных средств, конкретного счёта или кассы, статей приходов и расходов, контрагентов и исходных документов.

Открытие документа из календаря

Наведите курсор на нужную строку, нажмите левую кнопку мыши и выберите «Открыть». Так можно быстро перейти к исходному документу — например, к заказу поставщику. Справа под заголовком «Текущая аналитика» отображается краткая информация.

Изменение даты планируемой оплаты

Кликните правой кнопкой мыши по ячейке с суммой, выберите «Изменить дату» и укажите новую. Запись переместится на выбранный день, а дата автоматически обновится в исходном документе.

Перемещение платежа между счетами и кассами

Аналогичным образом можно изменить способ оплаты — например, перевести платёж с безналичного счёта на наличные в кассе. Выберите «В кассу», укажите нужную кассу и нажмите «Переместить».

Изменения автоматически отразятся и в самом документе.

Создание заявок на расход из календаря

Прямо из платёжного календаря можно создать платёжное поручение, заявку на расход денег, плановое поступление или перемещение. Документ заполнится автоматически: сумма, контрагент, тип операции — всё перенесётся без ручного ввода.

Например, выделите ячейку с суммой по заказу поставщику, кликните правой кнопкой и выберите «Заявка на расход денег». Проверьте данные и проведите документ.

Если в компании предусмотрено согласование оплат, заявку можно утвердить или отклонить прямо из календаря. Наведите курсор на строку, кликните правой кнопкой и выберите «Утвердить».

Важный момент: если вы планируете оплату и в заказе поставщику, и через заявку на расход, в календаре появятся две записи — по сути, дублирующие друг друга. Программа показывает все источники планирования, поэтому следить за дублированием нужно вручную. Лучше сразу выбрать один подход: либо планировать только в заказах, либо только через отдельные документы.

Отмена и копирование платежей

Чтобы отменить планирование, наведите курсор на ячейку, кликните правой кнопкой и выберите «Отменить». Строка удалится из календаря.

Копирование работает через кнопку «Скопировать».

При успешном копировании откроется окно создания нового документа с заполненными данными. После проведения запись появится в календаре.

Для некоторых документов — например, заказов покупателя и поставщика — копирование внутри календаря может быть недоступно.

Перемещение денег (план)

Отдельный документ для планирования внутренних перемещений между кассами и счетами. Перейдите в Деньги — Планирование — Перемещения денег (план) и создайте новый документ.

Укажите сумму, выберите статью «Перемещение между кассами, счетами», укажите источник и получатель.

После проведения операция отразится в платёжном календаре.

Создание бюджета на основе платёжного календаря

Данные календаря можно использовать для формирования бюджета компании. Для этого сначала активируйте функцию бюджетирования: Настройки — Еще больше возможностей — Компания — Планирование, отметьте галочкой «Бюджетирование».

Откройте Компания — Развитие бизнеса — Бюджеты, нажмите «Создать», укажите сценарий планирования и период, затем кнопку «Заполнить».

В поле «Заполнить бюджет по» выберите «Платежному календарю», включите режим «План». Чтобы не сдвигать период, в строке «Сдвинуть период на» укажите «0» и выберите «Месяц». Перенесите данные.

Проверьте заполнение и проведите документ.

Заключение

Платёжный календарь в 1С:УНФ — мощный инструмент для управления денежными потоками. Он позволяет видеть финансовую картину на недели и месяцы вперёд, заранее выявлять риски кассовых разрывов, гибко корректировать сроки платежей и использовать плановые данные для бюджетирования.

Эффективность работы с календарём напрямую зависит от дисциплины ведения данных. Выберите единую стратегию планирования, избегайте дублирования записей и регулярно актуализируйте информацию — особенно когда меняются договорённости с контрагентами или возникают непредвиденные обстоятельства.

Нужна помощь с настройкой платёжного календаря?

Специалисты Центра сопровождения 1С «Бизнес-Логика» помогут настроить платёжный календарь под специфику вашего бизнеса, обучат сотрудников работе с инструментом и настроят систему бюджетирования на основе плановых данных.

Мы предлагаем:

• Аудит текущих настроек учёта денежных средств;
• Настройку платёжного календаря и связанных документов;
• Разработку регламента планирования оплат и поступлений;
• Интеграцию плановых данных в систему бюджетирования компании;
• Обучение сотрудников эффективной работе с инструментом.

Обращайтесь к нам, чтобы превратить управление денежными потоками из хаотичного процесса в прозрачную и контролируемую систему! ОТПРАВИТЬ ЗАЯВКУ