Серийный учёт в 1С:УНФ: как настроить серии номенклатуры, гарантийные сроки и сроки годности

Когда на складе лежат десятки одинаковых коробок, отличить одну партию от другой без дополнительных идентификаторов невозможно. Именно для этого в 1С:УНФ предусмотрен механизм серийного учёта. Он позволяет привязать к каждой единице товара уникальный номер, отследить дату производства и срок годности, выписать гарантийный талон при продаже и в любой момент понять, откуда пришёл конкретный экземпляр. В этой статье разберём весь путь настройки: от активации функциональности до проведения продажи с печатью гарантийного талона.

Зачем нужны серии номенклатуры

Серии в 1С:УНФ — это способ различать одинаковые товары по уникальным признакам: серийному номеру, дате производства, сроку годности, номеру партии. Без этого инструмента невозможно:

• контролировать остатки конкретных партий на складе;
• следить за сроками годности и вовремя выводить просрочку;
• оформлять гарантийные талоны при продаже;
• обеспечивать прослеживаемость товара от поступления до конечного покупателя.

Если хотя бы одна из этих задач актуальна для вашего бизнеса, серийный учёт стоит внедрять.

Активация серийного учёта в 1С:УНФ

По умолчанию работа с сериями в программе может быть отключена. Чтобы её включить:

1. Перейдите в раздел Настройки → Ещё больше возможностей → Общее.
2. Поставьте галочку «Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности».
3. Откройте справочник «Номенклатура». Удобнее всего это сделать через Настройки → Все справочники → Номенклатура.

После этого в карточках товаров появится возможность работать с сериями.

Настройка серий в карточке номенклатуры

Откройте нужную карточку номенклатуры и перейдите на вкладку «Серии».

Здесь выбирается вариант учёта: «Индивидуальные» — то есть для данного товара создаётся собственная политика учёта серий.

Два типа политики учёта серий

При создании политики вы выбираете один из двух типов:

Справочное указание серий

Номер серии можно записать в документ, но система не проверяет, совпадает ли количество товара с количеством указанных серий. Учёт носит справочный характер: даже если поле серии останется пустым, документ всё равно проведётся. Подходит для внутренней аналитики, когда строгий контроль не критичен.

Управление остатками серий

Система ведёт полноценный количественный учёт по каждой серии на каждом складе. Без точного указания серий документ не проведётся. Подходит для товаров с обязательной прослеживаемостью, строгим контролем сроков годности или гарантийным обслуживанием.

Пример: справочное указание серий

Выберем тип «Справочное указание серий» и отметим галочками те разделы и документы, в которых допускается указание серий.

Вводим наименование политики, проверяем галочки. В нашем примере оставляем все разделы активными и нажимаем «Записать и закрыть».

Создание номеров серий и шаблонов

Номер серии можно ввести вручную или сгенерировать по шаблону.

Чтобы создать шаблон:

1. Нажмите на соответствующую кнопку и задайте текст шаблона. Символ «#» обозначает цифры, которые будут меняться при каждой генерации.
2. Например, если в номере серии первая цифра всегда «2», а остальные генерируются последовательно, шаблон будет выглядеть как 2####.... Введите текст шаблона и сохраните.
3. Вернитесь к списку серий, выберите созданный шаблон и нажмите «Сгенерировать по шаблону». Номер автоматически подставится в строку.

Привязка штрихкодов к сериям

Для каждой серии можно сразу создать штрихкод:

1. Выделите строку с номером серии и нажмите «Создать штрихкоды».
2. Перейдите на вкладку «Штрихкоды» и убедитесь, что код создан.

Создадим ещё несколько номеров серий по аналогии. На этот раз штрихкоды генерировать не будем. Дополнительно поставим галочку «Серийные номера» — это означает, что каждая серия определяет конкретный экземпляр товара с уникальным номером.

Установка гарантийного срока

Если при продаже товара покупателю выписывается гарантийный талон, это нужно зафиксировать в карточке:

1. В карточке номенклатуры откройте раздел «Основное».
2. Перейдите в блок «Закупка и производство».
3. Укажите необходимые данные по гарантийному сроку.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Приходная накладная: поступление товара с сериями

Перейдите в Закупки → Приходные накладные и создайте новый документ. Добавьте в табличную часть «Товары» номенклатуру, для которой настроены серии, и укажите количество. Обратите внимание: количество подобранных серий должно совпадать с количеством товара.

Подбор существующих серий

Кликните на ячейку «Серия» — откроется окно подбора. Если номера серий уже созданы ранее:

1. Перейдите на вкладку «Выбор».
2. Отметьте нужные строки.
3. Нажмите «Выбрать».

Ввод новых серий

Если номера ещё не созданы:

1. Перейдите на вкладку «Ввод новых».
2. Выберите шаблон, укажите вариант «Сгенерировать номера в порядке очереди» и количество.
3. Нажмите «Выполнить».

В списке появится новый номер серии с пометкой «Новый».

Перенесите все необходимые серии в документ. Когда количество серий совпадёт с количеством товара, иконка в строке станет зелёной — значит, подбор выполнен корректно. Проведите документ.

Продажа товара с серийным номером через РМК

Рассмотрим розничную продажу:

1. Откройте Продажи → Розничные продажи → Рабочее место кассира.
2. Выберите номенклатуру с серийным учётом.
3. Рядом с наименованием нажмите кнопку с символом «№».
4. Выберите серийный номер из списка, нажмите «Подтвердить», затем «Оплатить».
5. Укажите способ оплаты и пробейте чек.

Печать гарантийного талона

После продажи откройте соответствующий чек ККМ (Продажи → Розничные продажи → Чеки ККМ). Нажмите на иконку принтера и выберите пункт «Гарантийный талон».

При необходимости распечатайте документ.

Работа с датами производства и сроками годности

Для товаров, где критично контролировать срок годности, создадим отдельную политику:

1. В карточке номенклатуры на вкладке «Серии» создайте новую политику.
2. Выберите тип «Управление остатками серий».
3. Введите наименование.

При этом типе политики галочки в разделах и документах изменить нельзя — серийный учёт становится обязательным для всех операций.

4. Создайте серии: сгенерируйте номера по шаблону, укажите дату производства и дату окончания срока годности.

Дальнейшая работа — приход, перемещение, продажа — строится так же, как в предыдущем примере. Разница лишь в том, что система не даст провести документ без корректного указания серий.

Ключевое отличие двух типов политики

Выбор зависит от специфики товара и бизнес-процессов. Для части ассортимента достаточно справочной аналитики, для другой — нужен жёсткий количественный контроль.

Заключение

Серийный учёт в 1С:УНФ — это не просто дополнительная галочка в настройках, а рабочий инструмент, который защищает бизнес от просроченных товаров, потерянных гарантийных обязательств и невозможности отследить партию при отзыве. Настройка занимает относительно немного времени, но требует внимательности: важно правильно выбрать тип политики, продумать шаблоны номеров и определить, в каких документах серии будут обязательны. В результате склад, отдел продаж и сервисная служба получают единую прозрачную картину по каждой единице товара.

Нужна помощь с настройкой серийного учёта в 1С:УНФ?

Специалисты Центра сопровождения 1С «Бизнес-Логика» помогут выстроить серийный учёт под задачи именно вашего бизнеса: подберут оптимальный тип политики, настроят шаблоны нумерации, интегрируют серии с существующими процессами закупки, продажи и гарантийного обслуживания, а также обучат сотрудников работе с новым функционалом. Обращайтесь — настроим, протестируем и обеспечим стабильную работу серийного учёта без остановки текущих операций.

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ