Как организовать электронный архив документов прямо в 1С:БП: хранение сканов в карточках контрагентов и договоров

В «1С:Бухгалтерия предприятия» заложена мощная встроенная возможность, о которой многие пользователи даже не подозревают: прикрепление любых внешних файлов напрямую к элементам справочников. Вы можете хранить сканы уставных документов, подписанные договоры, спецификации и выписки из ЕГРЮЛ прямо внутри информационной базы, привязав их к конкретному контрагенту или соглашению. А при настроенном ЭДО документы можно ещё и подписывать электронной подписью.

Этот механизм работает «из коробки», не требует доработки конфигурации программистами и доступен абсолютно каждому пользователю. Разберём, как устроена эта система и как с ней работать на практике.

Как устроен механизм хранения файлов «внутри» 1С

Когда вы прикрепляете документ — будь то PDF, Word, Excel или изображение — к карточке организации или контрагента, происходит следующее:

• Данные загружаются в базу. Файл преобразуется в двоичный код и сохраняется в специальных служебных таблицах вашей базы данных 1С.
• Файл «привязывается» к объекту. В программе создаётся жёсткая связь между конкретной организацией или договором и загруженным файлом.
• Доступность для всех. Поскольку файл лежит внутри общей базы, любой сотрудник с правами доступа к этому объекту сможет открыть, просмотреть или скачать документ со своего рабочего места.

Такой подход незаменим при работе со справочниками «Контрагенты» и «Договоры». Он позволяет организовать полноценный электронный архив прямо внутри программы, привязав сканы оригиналов к конкретным партнёрам и соглашениям.

Пример 1. Хранение сканов уставных документов в справочнике «Контрагенты»

Когда вы создаёте карточку нового партнёра, важно иметь под рукой его учредительные документы для проверки благонадёжности и проявления должной осмотрительности. Что обычно хранят в карточке контрагента:

• сканы устава, свидетельств ИНН и ОГРН;
• выписки из ЕГРЮЛ;
• приказы о назначении генерального директора;
• карточки с банковскими реквизитами.

Как прикрепить скан к контрагенту

Перейдите в раздел Справочники – Контрагенты и откройте карточку нужного партнёра.

В верхней панели нажмите на кнопку «Файлы» — её легко узнать по иконке со скрепкой.

Перетащите мышкой скан-копию ИНН или устава в открывшееся окно. Альтернативный вариант — нажать «Добавить» и выбрать «Файл с диска».

При загрузке внешний файл сохранится внутри базы данных. Его можно просмотреть, распечатать в оригинале или со штампом ЭЦП, а также отправить по электронной почте, если в программе настроена учётная запись.

Пример 2. Хранение оригиналов в справочнике «Договоры»

Договорной отдел и бухгалтерия постоянно обращаются к текстам соглашений, чтобы проверить условия оплаты, сроки поставок или штрафные санкции. Хранение сканов внутри 1С избавляет от необходимости искать бумажные папки в шкафах. Что обычно хранят в карточке договора:

• скан-копию подписанного с двух сторон основного договора в формате PDF или приложением в Word;
• сканы дополнительных соглашений и спецификаций;
• протоколы разногласий.

Как прикрепить скан к договору

В карточке контрагента перейдите по гиперссылке «Договоры» или откройте их через общий раздел Справочники – Договоры.

Зайдите в конкретный договор, точно так же нажмите на «скрепку» «Файлы» вверху формы и загрузите скан-копию подписанного соглашения.

Главные плюсы такого подхода

Использование встроенного механизма хранения файлов даёт пользователю сразу несколько важных преимуществ:

• Быстрый поиск. Чтобы проверить условия сделки, бухгалтеру достаточно открыть договор в 1С и дважды кликнуть по прикреплённому файлу — скан тут же откроется на экране.
• Сквозная аналитика. Документы жёстко привязаны к своей иерархии. Вы всегда чётко видите, какие файлы относятся к контрагенту в целом (устав, реквизиты), а какие — строго к конкретной сделке (спецификации, дополнительные соглашения).
• Коллективный доступ. Скан, загруженный одним сотрудником — например, юристом или менеджером — сразу становится доступен бухгалтеру, аудитору и руководителю, у которых есть права доступа к базе 1С.

Заключение

Встроенный механизм хранения файлов в 1С:БП превращает программу из учётной системы в полноценный электронный архив. Больше не нужно держать сканы в разрозненных папках на рабочем столе или в общей сетевой шаре — все документы привязаны к конкретным объектам учёта, защищены правами доступа и доступны всей команде в любой момент. Это экономит время на поиск, снижает риски потери документов и помогает проявлять должную осмотрительность при работе с контрагентами.

Нужна помощь с настройкой электронного архива в 1С?

Организация электронного архива, настройка прав доступа к файлам, интеграция с системами ЭДО и подписание документов электронной подписью — всё это требует грамотной настройки программы под специфику вашего документооборота. Специалисты Центра сопровождения 1С Бизнес-Логика помогут оптимизировать работу с документами в 1С:БП: настроим хранение сканов, обучим сотрудников работе с файлами, подключим и настроим ЭДО, а также проведём аудит существующей базы. Оставьте заявку — и мы разберём вашу ситуацию индивидуально.

ОТПРАВИТЬ ЗАЯВКУ