Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С: два рабочих способа

Смена паспорта — стандартная жизненная ситуация: брак, достижение 20 или 45 лет, утеря документа. Для бухгалтера или кадровика это сигнал, что базу 1С нужно срочно обновить. Ошибка в паспортных данных может привести к проблемам при сдаче отчетности в государственные органы. Разберем два корректных способа замены документа, которые сохранят историю изменений и не нарушат учет.

Способ 1. Через справочник «Физические лица»

Этот вариант подойдет, если вам нужно обновить данные человека, который пока еще не принят в штат, или если вы привыкли работать с базовыми справочниками.

Пошаговая инструкция

• Откройте справочник

  Перейдите в раздел Зарплата и кадры – Физические лица.

  

• Внесите новые данные

  Найдите нужного человека и откройте его карточку. Перейдите в раздел «Документы, удостоверяющие личность». Чтобы программа не просто затерла старые данные, а сохранила историю, укажите новые паспортные данные и обязательно заполните поле «Сведения о документе действуют с ...». В эту дату начнут действовать новые реквизиты.

  

• Подтвердите изменение

  При сохранении карточки 1С выдаст системное предупреждение о том, что сведения о документе были изменены. Подтвердите свои действия, нажав кнопку «Изменился документ, удостоверяющий личность».

  

• Проверьте историю

  Если вам потребуется посмотреть старые реквизиты (например, для сверки с архивными документами), это можно сделать по ссылке «Предыдущие удостоверения личности».

  

Способ 2. Через справочник «Сотрудники»

Этот способ более привычен для кадровиков, которые работают непосредственно с приемами, увольнениями и личными делами штатных единиц.

Пошаговая инструкция

• Откройте справочник сотрудников

  Перейдите в раздел Зарплата и кадры – Сотрудники.

  

• Откройте историю документа

  Откройте карточку нужного работника. В блоке «Паспортные данные» найдите ссылку «История» и нажмите на нее. Откроется форма «История изменения документа, удостоверяющего личность».

  

• Добавьте новые данные

  В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить» и внесите в новую строку актуальные паспортные данные. Программа автоматически зафиксирует дату внесения записи.

  

Как проверить корректность внесенных изменений

Чтобы убедиться, что новые данные успешно подтянулись в базу и готовы к выгрузке в отчеты, сформируйте специальный кадровый отчет.

Формирование отчета

• Выберите нужный отчет

  Перейдите по пути Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам – Личные данные сотрудников.

  

• Настройте параметры

  Настройте период и выберите нужных работников. В полученном документе вы увидите актуальные паспортные данные, которые программа будет использовать для формирования регламентированной отчетности.

Нужна надежная поддержка вашей 1С?

Ведение кадрового учета и зарплаты в 1С:Бухгалтерии (БП) требует постоянного внимания к деталям и своевременного обновления форм отчетности.

Специалисты Центра сопровождения 1С Бизнес-Логика готовы взять на себя рутину по ведению кадров и расчету зарплаты в программе БП. Мы обеспечим корректность всех начислений, вовремя обновим базу под изменения законодательства и оперативно решим любые технические вопросы.

ОТПРАВИТЬ ЗАЯВКУ