Какой формат трудовой книжки выбрать при оформлении сотрудника

Как правильно оформить сотрудника? Какая должна быть трудовая книжка, вести ли бумажную трудовую книжку, что делать, если сотрудник пришел на работу с бумажной трудовой книжкой?

Давайте попробуем вместе разобраться в этих вопросах.

Порядок оформления трудовых книжек строго регулируется трудовым законодательством. Этот документ должен отражать всю информацию о стаже человека за его трудовую деятельность.

1. Если сотрудник пришел устраиваться впервые, то в 2024 году первую трудовую книжку можно завести на работника только в электронном виде. Данное правило действует при приеме на работу с 1 января 2021 года тех, кто ранее не работал и не имел трудовой книжки.

 Подать данные в Фонд можно из раздела «Отчетность и справки» - «Электронные трудовые книжки». 

По кнопке «Создать» выбираем «Сведения о трудовой деятельности», ЕФС - 1 подраздел 1.1.

По кнопке «Заполнить» документ заполнится теми сотрудниками, у которых были кадровые мероприятия для передачи в Фонд.

Чтобы проверить корректность заполнения документа можно вывести его на «Печать». Важно проверить заполнение граф «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» и Код выполняемой функции (ОКЗ).

Электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет на каждого сотрудника сведения о его трудовой деятельности в электронной форме, то есть подает отчет ЕФС-1 (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудник  может в любой момент получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Выписку со сведениями о трудовой деятельности нужно выдать сотруднику по форме СТД-Р.

Представить сведения надо в течение трех рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления. Выдать сведения надо в форме, которую сотрудник указал в заявлении: на бумаге или в форме электронного документа. Если сотрудник увольняется, то выписку надо представить в день увольнения. Когда уволенный не может или не хочет получить сведения лично, работодатель должен будет направить их заказным письмом с уведомлением. Об этом сказано в части 6 статьи 84.1 ТК.

2. Вместе с тем, сотрудники, в 2020 году заявившие о желании дублировать записи о работе в свои старые трудовые, сохранят это право и далее. При приеме нового сотрудника работодатель должен узнать, как у него ведется трудовая книжка. Если у сотрудника бумажная трудовая, в нее необходимо вносить записи о работе и поощрениях. Обратите внимание, что с 1 января 2024 года действует новый бланк трудовой книжки, приведенный в приказе Минтруда № 320н от 19.05.21. Книжка претерпела незначительные изменения.

3. Если работник до конца 2020 года не подал никакое заявление, выражающее его желание выбрать ту или иную форму ведения книжки, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую. Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2024 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора. То есть, на новом месте работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).

Таким образом, трудовую книжку ведут в бумажном или электронном виде (ст. 66 и 66.1 ТК). Бумажные трудовые книжки ведут на сотрудников, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или вообще не писали заявления о выборе. 

Вам помогла эта статья? Напишите комментарий, оставьте ваш e-mail и мы будем на связи! Всегда рады помочь!