Предоплата, аванс и возврат в РМК 1С:УНФ: разбираем подробно

Покупатель хочет оставить деньги за товар, который заберет завтра. Или передумал и просит вернуть аванс. Как кассиру не запутаться в этих операциях и оформить всё так, чтобы и фискальный чек был корректным, и касса в конце дня сошлась?

В «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) для этого есть всё необходимое. В этой статье разберем, как работать с предоплатами, авансами и возвратами прямо в Рабочем месте кассира (РМК), и посмотрим, где потом искать эти операции в отчетах.

Предоплата: когда товар выбирают сразу

Главная фишка предоплаты в 1С:УНФ — мы сразу выбираем номенклатуру (конкретный товар), за который платит покупатель.

Как внести предоплату

Включаем функцию

Зайдите в Настройки – Еще больше возможностей – Продажи. В разделе «Чеки ККМ» поставьте галочку напротив «Предоплата».

Заходим в РМК

Перейдите в Продажи – Розничные продажи – Рабочее место кассира (РМК). Откройте кассовую смену, если еще не сделали этого.

Меняем режим

Нажмите кнопку «Режим» в правом верхнем углу и выберите в списке «Предоплата».

Выбираем покупателя

Это обязательный шаг: программа должна «запомнить», кто внес деньги, чтобы потом корректно их зачесть. Если нужного контрагента нет, создайте его в разделе Продажи – Покупатели. Для физлица достаточно просто указать имя, но можно добавить и телефон. Нажмите «Записать и закрыть».

Возвращаемся в РМК

Выбираем созданного покупателя из списка.

Подбираем товар

Нажмите «Вернуться к подбору» внизу справа, добавьте нужную номенклатуру, укажите количество и снова нажмите «Вернуться к подбору».

Принимаем оплату

Жмем «Оплатить» внизу экрана. Выбираем способ (например, наличные) и вводим сумму, которую вносит клиент (например, 50% от чека). Строка «Потом» заполнится сама. Пробиваем чек.

Важно: Если зайти в этот чек в разделе Чеки ККМ, мы увидим, что товар не списался. Пока зафиксирован только факт получения денег.

Как зачесть предоплату (когда покупатель пришел за товаром)

Покупатель вернулся, чтобы доплатить и забрать покупку.

Выбираем режим зачета

В РМК снова жмем «Режим» и выбираем «Зачет аванса». Выбираем нашего покупателя.

Переносим чек в зачет

Откроется окно «Зачет предоплаты». Найдите в списке «Авансы» нужный чек, дважды кликните по нему (он перенесется в раздел «К зачету») и нажмите «Ок».

Оплачиваем остаток

Программа подтянет товары из прошлого чека. Жмем «Оплатить».

Пробиваем итоговый чек

Выбираем способ оплаты для оставшейся суммы. Обратите внимание: появится строка «Зачет аванса» — её сумма подтянется автоматически, менять её не нужно. Пробиваем чек.

Теперь, если открыть этот новый чек в Чеки ККМ, внизу будет четко видно: сколько денег зачтено с предоплаты, а сколько получено наличными.

На вкладке «Предоплата» отобразится сумма зачета.

А если зайти в Дополнительно – Фискальный чек – Представление, мы увидим, как это выглядит для налоговой: в чеке отражена и предоплата, и полная оплата.

Где посмотреть предоплаты в отчетах

Закройте кассовую смену, чтобы сформировать Отчет о розничных продажах (Продажи – Розничные продажи – Отчеты о розничных продажах). Документ заполнится данными.

Откройте его: в таблице будет видно, кому и что продали (например, двум покупателям по две кружки).

Чтобы копнуть глубже, идем в Продажи – Аналитика – Отчеты и листаем до блока «Розничные продажи».

• Розничная выручка: покажет общую картину, включая принятые предоплаты.

  

• Отчет по чекам: покажет количество и сумму чеков (как продаж, так и возвратов).

  

• Статистика чеков: детальная аналитика по часам, среднему чеку и количеству позиций в нем.

  

Аванс: когда товар еще не выбрали

Главное отличие аванса от предоплаты: при авансе мы не выбираем номенклатуру, а просто фиксируем сумму денег, которую клиент внес «в счет будущих покупок».

Как принять аванс

Выбираем режим приема аванса

В РМК жмем «Режим» и выбираем «Прием аванса».

Указываем сумму

Выбираем покупателя и просто вводим сумму аванса.

Переходим к оплате

Жмем «Вернуться к подбору», затем «Оплатить».

Пробиваем чек

Выбираем способ оплаты и пробиваем чек.

Проверяем чек: заходим в Продажи – Чеки ККМ, открываем чек, идем в Дополнительно – Фискальный чек – Представление. Видите разницу? В чеке с авансом нет списка товаров, указано только ФИО покупателя и сумма.

Зачет аванса происходит ровно так же, как и зачет предоплаты, описанный выше.

Возвраты: как вернуть деньги покупателю

Возврат по обычному чеку (продаже)

Выбираем режим возврата

В РМК жмем «Режим» и выбираем «Возврат».

Находим нужный чек

В списке «Чеки для возврата» находим нужный чек. Программа сама подтянет состав: номенклатуру, цены, количество.

Пробиваем чек возврата

Если в чеке была предоплата/аванс, вернется и она, и сумма доплаты. Жмем «Пробить чек».

В разделе Чеки ККМ у этого чека появится галочка в колонке «Возврат».

В самом чеке в строке «Основание» будет ссылка на исходный чек продажи, а внизу — сумма возврата.

Печатная форма чека возврата будет выглядеть соответствующим образом (вкладка Представление).

Возврат аванса (или предоплаты)

Если покупатель просто передумал и просит вернуть аванс, товар он еще не брал.

Выбираем чек с авансом

Снова идем в режим «Возврат» и выбираем чек с авансом.

Пробиваем чек

Вверху программы появится плашка «Возврат предоплаты». Проверяем данные и пробиваем чек.

В представлении фискального чека вы увидите корректные признаки: «Возврат прихода» и «Возврат от».

Возвраты в отчетах

После закрытия смены загляните в Отчет о розничных продажах — возвраты отобразятся там с минусом.

Для детального анализа используйте те же отчеты, что и для продаж:

• Отчет по чекам покажет общее количество чеков возврата, общую сумму и средний чек возврата.

  

• Статистика чеков покажет, сколько товаров в среднем возвращают за один раз.

  

Резюме

Работа с предоплатами, авансами и возвратами в 1С:УНФ подчиняется простой логике: главное — не перепутать режимы в РМК и помнить, что предоплата привязана к товару, а аванс — это просто сумма на счету покупателя.

Следуя этим шагам, вы всегда будете уверены, что фискальные чеки бьются правильно, касса сходится, а аналитика по продажам и возвратам отражает реальную картину бизнеса. Освоив эти базовые операции, вы сделаете работу кассира прозрачной и избавите себя от головной боли при закрытии месяца!

Поддержка и дополнительные возможности

Не уверены в правильности отражения предоплат, авансов и возвратов в «1С»? Оставьте заявку на консультацию специалистов Центра сопровождения 1С Бизнес‑Логика. Мы проверим вашу базу и поможем разобраться.

Устали от ручных обновлений и резервных копий? Перенесите свою локальную 1с в "облако" 1С:ФРЕШ или откройте новую базу прямо сейчас - 30 дней бесплатно!

ХОЧУ БАЗУ В ОБЛАКЕ