Обезличивание персональных данных: зачем это нужно и как правильно организовать в компании

В эпоху цифровизации защита персональных данных становится всё важнее.

Обезличивание сведений — эффективный способ снизить риски и соответствовать требованиям законодательства.

В этой статье разберём, зачем нужно обезличивание, как его провести на практике и каких ошибок стоит избегать.

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые требования к обезличиванию персональных данных.
Обезличивание — это такие действия с персональными данными, после которых невозможно понять, кому именно они принадлежат, если не использовать дополнительную информацию (это определено в законе № 152-ФЗ).

Роскомнадзор своим приказом от 19.06.2025 № 140 утвердил подробные правила и методы обезличивания. Вот что теперь важно знать и соблюдать:

Что должен сделать оператор при обезличивании персональных данных:

1. Определить, что обезличивать.
Сначала нужно понять, какие именно персональные данные и чьи данные вы будете обезличивать.

2. Выбрать подходящий способ.
Оцените, насколько выбранный метод обезличивания действительно позволяет достичь цели — чтобы после обработки нельзя было узнать, кому принадлежат данные.

3. Гарантировать невозможность идентификации.
После обезличивания нельзя определить, кто именно является владельцем этих данных (без дополнительной информации).

4. Обеспечить безопасность.
Если используете программы или информационные системы для обезличивания, нужно позаботиться о безопасности и конфиденциальности как исходных данных, так и уже обезличенных.

5. Раздельное хранение.
Нельзя хранить вместе исходные персональные данные и уже обезличенные — их нужно разделять.

6. Вести учёт всех действий.
Все действия по обезличиванию и дальнейшей работе с обезличенными данными должны фиксироваться. Это может быть специальный журнал или другой документ, где отмечаются все операции.

Чтобы выполнить требования Роскомнадзора по обезличиванию персональных данных, компания должна подготовить и утвердить внутренние документы — локальные нормативные акты (ЛНА). В них нужно прописать:

- как именно будет проходить обезличивание персональных данных;
- как оценивать, достаточно ли выбранный способ обезличивания;
- как обрабатывать данные, которые уже обезличили;
- правила изменения, перемешивания, хранения и разделения массивов данных, которые подлежат обезличиванию.

Если вы используете «1С» (например, «1С:ЗУП» или «1С:Бухгалтерия») для хранения информации о сотрудниках — ФИО, паспортные данные, адреса, телефоны — ваша система считается информационной системой персональных данных (ИСПДн) по закону №152-ФЗ.

Перед тем как настраивать доступ сотрудников к базе персональных данных (в том числе кандидатов, если ведёте такую базу), нужно:

- оформить приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных;
- утвердить политику обработки персональных данных;
- получить письменные согласия на обработку персональных данных от всех сотрудников.

Важно: каждый сотрудник должен иметь доступ только к тем данным, которые ему нужны для работы. Лишние права — под запретом.

Настройку прав можно выполнить в пункт меню «Администрирование» -«Настройка пользователей и прав».

В данном разделе есть много инструментов для настройки профилей и групп и настройки контроля за внесенными изменениями данных. В 1С:ЗУП персональные данные можно скрыть на уровне отдельных полей: паспортные данные — только для кадровой службы, адреса проживания — для кадров и бухгалтерии, контактная информация — по необходимости.

Для защиты персональных данных требуется настроить активацию защиты – Администрирование - Защита персональных данных. 

Если поставить флажок «Регистрация доступа к ПДн», то будет вестись регистрация событий по выбранным объектам. 

Установить сроки хранения данных (рекомендованный срок-5 лет после увольнения сотрудника), активировать журнал регистрации событий.

Обязательно оформлять согласия на обработку персональных данных.  Все согласия автоматически сохраняются в программе и доступны через справочник «Сотрудники» для конкретного лица. Из карточки конкретного сотрудника («Кадры → Сотрудники»), в том числе через кнопку «Печать», можно вывести на экран и распечатать согласие на обработку ПДн именно для выбранного человека. 

Когда физическое лицо отзывает согласие, организация обязана обеспечить уничтожение персональных данных в 1С:ЗУП. В разделе «Кадры → Согласия на обработку ПДн» установите статус «Отзыв согласия». 

Используйте обработку «Уничтожение ПДн», выберите физическое лицо для удаления данных. Данные удаляются безвозвратно.

Важные исключения: если получать данные необходимо для выполнения законных обязательств предприятие (например, передача в ПФР, ФНС), полное удаление может быть отложено до окончания срока хранения документов согласно требованиям архивного законодательства.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал - здесь публикуем практические советы, инструкции и лайфхаки по работе в 1С - https://t.me/HelpBuh1C

Комплексное сопровождение 1С для бухгалтера: всё включено от 8700 руб/мес - обновление программ 1С, полный комплект сервисов для комфортной работы и поддержка эксперта.

Есть вопросы? Звоните 8-800-101-72-51