Как указать реквизиты первичного документа в печатных формах 1С:ЗУП

При оформлении кадровых документов в 1С:ЗУП программа автоматически присваивает им внутренние номера и ставит текущую дату создания. В большинстве случаев это удобно, но иногда бухгалтеру или кадровику нужно, чтобы в печатной форме — приказе, распоряжении или записке — отображались реквизиты реального бумажного документа: его название, дата подписания и номер, зафиксированный в журнале регистрации. Разберём, как это сделать штатными средствами программы.

Что даёт функция «Первичный документ»

В 1С:ЗУП предусмотрена возможность в документах начисления и кадровых документах указывать реквизиты первичного бумажного документа. Если поля заполнены, именно эти данные — наименование, дата и номер — попадут в печатную форму вместо автоматических значений, сформированных программой по умолчанию.

Доступ к настройке находится внизу формы документа. Чтобы открыть поля для заполнения, достаточно нажать на ссылку «Первичный документ».

Какие поля нужно заполнить

После перехода по ссылке открываются три поля:

• «Документ» — наименование первичного документа (например, «Приказ» или «Распоряжение»);
• «От» — дата составления бумажного документа;
• «№» — его регистрационный номер.

Рассмотрим на примере документа «Командировка»

Откроем документ «Командировка» в разделе Зарплата – Командировки и посмотрим, как меняется печатная форма в зависимости от заполнения реквизитов первичного документа.

Случай 1. Реквизиты не заполнены

Если по ссылке «Первичный документ» оставить все поля пустыми, программа будет использовать собственную логику нумерации. При формировании печатной формы, например, «Приказ о направлении в командировку», в шапке отобразятся внутренний номер и дата создания документа в 1С:ЗУП.

Случай 2. Реквизиты заполнены

Заполним поля по ссылке «Первичный документ» и снова сформируем печатную форму. 

Теперь в шапке приказа появятся именно те реквизиты, которые мы указали: реальное наименование, дата подписания и номер, соответствующий журналу регистрации бумажных документов.

Два способа заполнения поля «Документ»

Наименование первичного документа можно задать двумя путями — в зависимости от того, как выстроен документооборот в вашей организации.

Способ 1. Ручной ввод

В поле «Документ» можно напечатать нужное название вручную — например, «Приказ» или «Служебная записка». 

Вариант подходит, если наименования первичных документов в компании разнообразны и не стандартизированы.

Способ 2. Выбор из справочника

Если в организации используется устойчивый перечень наименований первичных документов, удобнее один раз создать их в справочнике и затем выбирать из выпадающего списка.

Это ускоряет работу и исключает опечатки: кадровик не напишет «Приказание» вместо «Приказа» и не допустит разночтений между разными пользователями.

Заключение

Функция «Первичный документ» в 1С:ЗУП — простой, но важный инструмент для тех, кто ведёт параллельный бумажный и электронный документооборот. Заполнение трёх полей занимает считанные секунды, а в результате печатные формы приказов и распоряжений полностью соответствуют внутренним регистрационным данным компании. Это снижает риск расхождений при кадровых проверках и упрощает работу с архивом документов.

Нужна тонкая настройка кадрового учёта в 1С:ЗУП?

Настройка печатных форм, справочников первичных документов и других элементов кадрового учёта требует понимания как программы, так и особенностей вашего документооборота. Специалисты Центра сопровождения 1С Бизнес-Логика готовы взять на себя любую задачу по настройке 1С:ЗУП: от заполнения справочников и корректировки печатных форм до полного аудита кадрового учёта. Мы настроим программу так, чтобы она работала под ваши процессы, а не наоборот. Оставьте заявку — и мы разберём вашу ситуацию индивидуально.

ОТПРАВИТЬ ЗАЯВКУ